Ihr 1. Schritt auf dem Weg zum erfolgreichen Projekt!
Bevor ein Projekt überhaupt gestartet wird, muss geprüft werden, ob die Projektidee in die Projektstrategie der Unternehmung passt. Aus diesem Grund muss als erstes vom Projektleiter ein einfaches Dokument - den Projekt-Steckbrief - erstellt werden.
Gründe für einen Projektstart sind unterschiedlich
Systempriorisierung
Externe Bedürfnisse
Mitarbeiteranträge
Regulatorische Veränderung
Prozess-Optimierung
Der Projekt-Steckbrief
Der Steckbrief wird in der Regel nur vom Projektleiter oder von den Arbeitspaket-Verantwortlichen bearbeitet und gepflegt. Bei größeren Projekten können auch andere Projektmitarbeiter den Steckbrief bearbeiten. Um Missverständnisse und Fehler zu vermeiden, müssen dann aber klare Spielregeln festgelegt und verbindliche Absprachen getroffen werden.
Der Steckbrief enthält wesentliche Elemente der Projektdokumentation. Diese sind u.a.:
die wichtigsten Informationen über den Projekt- oder Arbeitsauftrag: Ausgangslage, Auftrag, Ziele, Gestaltungsbereich, Abgrenzung zu anderen Projekten und Arbeitsaufträgen
Die Inhalte des Steckbriefs können je nach Bedarf erweitert oder reduziert werden. Die enthaltenen Informationen in einem Projektsteckbrief dienen nicht nur einer Projektbewertung und Klassifizierung, sondern können auch für die Freigabe eines Projektbudgets (Genehmigung) sowie für eine Gremieninformation genutzt werden.
Der Projekt-Steckbrief ist ein multifunktionales Instrument für das Projektportfolio-Management. Er hat sich in der Praxis bewährt und ermöglicht es dem Projektleiter, einen umfassenden und vollständigen Überblick über den Status und die laufenden Massnahmen zu behalten. Der Steckbrief besteht aus den wichtigsten Planungselementen des Projekts sowie aus den aktuellen Pendenzen (To-do-Liste / offene Punkte), Regelungen und Notizen. Im Folgenden wird beschrieben, wie der Steckbrief aufgebaut ist und wie man mit ihm in der Praxis arbeitet.
Der Projektsteckbrief wird entweder mit dem Auftraggeber besprochen oder direkt mit dem Projektportfoliomanager. Mit einem Steckbrief-Coaching werden alle relevanten besprochen, die dem Projektleiter helfen, den Steckbrief zu finalisieren.
Wichtig ist, dass die Projekt-Idee bzw. die Problembeschreibung so detailliert wie möglich beschrieben wird. Zudem muss sich der Projektleiter bereits um mögliche (verfügbare, passende Ressourcen) bemühen. Hierzu gibt es einen initialen Auftrag für die Ressourcen-Erhebung.
Beispiel Seite 1/3 des Projektsteckbriefes
Ziel des Projektsteckbriefes
Ein Projektsteckbrief liefert eine Übersicht über die wichtigsten Projektfakten. Er sorgt dafür, dass du dir zu Beginn des Projektes über verschiedene Dinge Gedanken machen musst und nichts vergisst. Der Projektsteckbrief schafft ein gemeinsames Verständnis zwischen Auftraggeber und Projektleiter.
Der Projektsteckbrief ist der Impuls für ein bevorstehendes Projekt. Mit der Freigabe des Steckbriefes wird das erste Budget für die Projekt-Initiierung in der Initialisierungsphase freigebeben. Das Resulat wird dann der Projektantrag sein.
Projekt-Coaching
Coaching ist Expertenberatung im Sinne eines Anlernens von Techniken im Projektmanagement, sondern ein strukturierter Prozess der Hilfe zur Selbsthilfe um Wahrnehmung, Erleben und Verhalten des Klienten zu professionalisieren.
Wir helfen Ihnen beim Aufbau oder bei der Optimierung Ihres Projekt-Steckbriefes:
11/02/197912:00
Workshop zur Erstellung des Steckbriefes
Ausgangslage verstehen
Ziele und Anforderungen beschreiben
Nutzen, Wirtschaftlichkeit und Einsparung ermitteln
Risiken festhalten
Voraussetzungen und Erfolgsfaktoren festhalten
11/02/197912:00
Review und Besprechung des Projektsteckbriefes vor der Einreichung
Projektsteckbrief analysieren und ggf. Verbesserungen vorschlagen
Steckbrief gemeinsam besprechen und optimieren
11/02/197912:00
Freigabe/Ablehnung besprechen
Bei einer Ablehnung ggf. nochmals den Steckbrief optimieren/ergänzen
Die nächsten Schritte für die Projekt-Initiierung vorbereiten.
11/02/197912:00
Tools
Sie erhalten uns auch eine vielfach erprobte und erfolgreich eingesetzte Vorlage von uns.
Ist Ihr Projektleiter unvorhergesehen ausgefallen? Ist kurzfristig in der Abwicklung ein Problem aufgetreten? Brauchen Sie umgehend Projekt-Unterstützung?
Ihre Qualitätssteigerung durch uns
Diese Nutzen erhalten Sie von uns von Beginn an:
Sie bekommen vom ersten Tag an die gewünschte bzw. benötigte Unterstützung
Sie erhalten von uns Knowhow aus 25 Jahren Projektmanagement.
Sie stellen Ihre Projektmanagement sicher und minimieren die Risiken.
Sie verbessern Ihre Projekt-Prozesse und führen bewährten Methoden und Tools ein.
Sie erhalten qualifizierte Ergebnisse und können die Massnahmen umsetzen.
Sie erreichen eine solide geprüfte Lösung und verbessern die Einführung Ihres Projekts.
Ihr Projekt ist unsere Herausforderung! Haben wir Ihr Interesse geweckt?
