<i>PROJEKT</i> <i>MANAGEMENT</i> <i>OFFICE</i>
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PROJEKT MANAGEMENT OFFICE


Gute Gründe für ein Project Management Office in Ihrem Unternehmen



Tatsächlich gibt es gerade in grösseren Unternehmen mit steigendem Projektvolumen und steigender Projektkomplexität viele gute Gründe für die Einführung eines PMOs. Es braucht schliesslich jemanden im Unternehmen, der bei all den Prozessen, Veränderungen, Konflikten und Risiken den Überblick behält und Entscheidungen trifft. Die Unternehmensführung und die Abteilungsleiter haben meistens andere, genauso wichtige Dinge zu tun. Und die Projektleiter kümmern sich definitionsgemäss um ihre eigenen Projekte. Wer kümmert sich also um das grosse Ganze, sprich: um das Multiprojektmanagement?


Gründe für das Scheitern von Projekten


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Definition PMO


Ein Projektmanagementbüro (PMO) ist eine Abteilung innerhalb einer Organisation, die die Projektmanagementstandards für alle Teams definiert und aufrechterhält. Das PMO verwaltet die Projektprozesse und stellt Metriken und Methoden zur Verfügung, um Projekte effektiv auszuführen. Es legt bewährte Verfahren fest, erleichtert die abteilungsübergreifende Kommunikation und verwaltet Ressourcen.


PMO-Aufgaben


Zu den Hauptaufgaben eines PMO gehören die Verwaltung des Projektmanagementsystems und die Versorgung der Projektteams Richtlinien. Ein PMO übernimmt jedoch häufig auch andere Funktionen. Eine dieser Funktionen ist die Teilnahme am strategischen Projektmanagement, entweder als Moderator oder als Portfolio Process Owner. Zu den Aufgaben können ausserdem die Überwachung und Berichterstattung über aktive Projekte und Portfolios (Verfolgung des Projekts bis zum Abschluss) gehören.

„Klassische“ PMO-Aufgabenfelder gibt es nicht, sondern nur viele mögliche:

  • Zusammenstellen des Projektportfolios durch Klassifizierung, Auswahl und Priorisierung von Projekten anhand der Unternehmensstrategie und der verfügbaren Ressourcen, Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen und Erleichterung der Entscheidungsfindung für das Portfolio-Board
  • Planen der Ressourcen auf Portfolioebene, Optimieren des Ressourceneinsatzes, Lösen von Ad-hoc Ressourcenkonflikten
  • Pflegen aktueller Mitarbeiterdaten, besonders in puncto Kapazität, Projektallokationen und Skills
  • Standardisieren der Methoden und Prozesse im Projektmanagement
  • Auswählen und Einführen geeigneter Werkzeuge/Software-Tools inklusive Schulung der Mitarbeiter
  • Schaffen von Transparenz über die aktuellen und geplanten Projekte durch die Bereitstellung von aktuellen, verlässlichen Projektdaten
  • Förderung des Informationsflusses und der Kommunikation (z. B. durch die Einführung von Regelmeetings)
  • Erstellen einer Wissensdatenbank mit Lessons Learned und Best Practices aus vergangenen Projekten, sodass Wiederholungsfehler vermieden werden
  • Überwachen der Projektfortschritte und Steuerung der Abhängigkeiten, die auf Ressourcen, Budgets und Zeitpläne einwirken – kurz: Projektportfolio-Controlling
  • Training und Coaching von Projektleitern und -teilhabern
  • Administrative und operative Unterstützung der Projektleiter und der Projektteams (z. B. Konfliktmanagement, Workshop-Moderation, Controlling…)


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Wieso ein PMO?


Ein PMO kann die Leistung Ihres Projektmanagements nachhaltig verbessern.

Die Implementierung etablierter Projektmanagementmethoden durch ein PMO erhöht den Erfolg eines Projekts. Dieser Erfolg wird mithilfe der Projekt-KPIs Qualität, Umfang, Zeitplan, Budget und Nutzen messbar gemacht. Die Umfrage von PriceWaterhouseCoopers zeigt, dass der Betrieb eines gut etablierten PMO einer der drei Hauptgründe für eine erfolgreiche Projektdurchführung ist.


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Das PMO-Team

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PMO-Prioritäten


Ein PMO fungiert als Rückgrat eines erfolgreichen Projektmanagements. Der Umfang der Funktionen und Dienstleistungen, die ein PMO bietet, hängt von der Projektmanagement Reife des Unternehmens ab. Zu den wichtigsten PMO-Aufgaben gehören:

  • Nachvollziehbarkeit es verwaltet die Dokumentation, die Projektgeschichte und das Organisationswissen.
  • Unterstützung: Das PMO steigert die Effektivität und Produktivität, indem es Bürokratie abbaut, Prozesse rationalisiert und Schulungen, Mentoring und Qualitätssicherung anbietet.
  • Transparenz: Bietet Informationen, die relevant und genau sind, um eine effektive Entscheidungsfindung zu unterstützen.
  • Prozesse verwalten: Das PMO stellt sicher, dass die richtigen Personen über die richtigen Informationen verfügen, um die richtigen Entscheidungen zu treffen. Das PMO kann Prüfungen durchführen, Projektstrukturen entwickeln und die Rechenschaftspflicht festlegen.
  • Wiederverwendbarkeit: Das PMO ist das Archiv der gelernten Lektionen. Es bietet Vorlagen und bewährte Verfahren aus früheren erfolgreichen Projekten und erinnert die Teammitglieder daran, dass es keinen Grund gibt, "das Rad neu zu erfinden".


Unser Unterstützung für Sie


Wir helfen Ihnen beim
Aufbau oder bei der Optimierung Ihres PMO's:


  • 11/02/1979 12:00

    Prozesse

    • Projekt-Prozesse analysieren, designen und einführen
    • Bestehende PMO-Prozesse optimieren
    • PMO-Prozess etablieren und schulen
  • 11/02/1979 12:00

    Planung

    • PMO planen und einführen
  • 11/02/1979 12:00

    Coaching

    • Mitarbeiter im PMO coachen und unterstützen
  • 11/02/1979 12:00

    Lösung

    • PMO analysieren und interpretieren > Massnahmen vorschlagen bzw. erarbeiten
    • Einführung der PMO Governance: Regelmässige Statusberichte, Regelmässige Projektsteuerungssitzungen, Regelmässige (Teil-)Projekt-Teamsitzungen
  • 11/02/1979 12:00

    Tools

    • Evaluation und Einführung eines PMO-Tools.


Ihre Qualitätssteigerung durch uns


Diese
Nutzen erhalten Sie von uns von Beginn an:

  • Sie bekommen vom ersten Tag an die gewünschte bzw. benötigte Unterstützung
  • Sie erhalten von uns Knowhow aus 25 Jahren Projektmanagement.
  • Sie stellen Ihre Projektmanagement sicher und minimieren die Risiken.
  • Sie verbessern Ihre Projekt-Prozesse und führen bewährten Methoden und Tools ein.
  • Sie erhalten qualifizierte Ergebnisse und können die Massnahmen umsetzen.
  • Sie erreichen eine solide geprüfte Lösung und verbessern die Einführung Ihres Projekts.


Ihr Projekt ist unsere Herausforderung! Haben wir Ihr Interesse geweckt?


Wir freuen uns auf Sie!


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