<i>DIGITALE</i> <i>ZUKUNFT</i>
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DIGITALE ZUKUNFT


Die Digitalisierung ist auf dem Vormasch, keine Frage.


Der digitale Arbeitsplatz und Home-Office sind Themen, die nicht nur Grossunternehmen betreffen. Auch KMU erzielen dadurch wesentliche Vorteile in der Produktivität. Eine Studie von MSM Research zeigt, dass
im Jahr 2022 bei 41% der KMU flexibles und mobiles Arbeiten weitgehend etabliert ist. Heute sind es nur 25%. Dies entspricht einem Anstieg von 64% in kurzer Zeit. Gleichzeitig wird es gemäss der Studie bei rund 11% zur Norm werden.

Beim Thema digitaler Arbeitsplatz geht um mehr, als nur von zu Hause aus auf einzelne Dokumente zugreifen zu können. Ein digitaler Arbeitsplatz bedeutet, dass Sie von unterwegs oder im Home-Office dieselben Geschäftstätigkeiten ausführen können wie im Büro.

Schrittweise Digitalisierung zahlt sich aus


Bei Unternehmen, die in Betracht gezogen hatten, alles zu digitalisieren und 100 Prozent ihrer Mitteilungen über das Internet zu versenden, wird Papier nun zum Teil wieder eingesetzt, um Versandmöglichkeiten und Mitteilungen an die Zielgruppen zu kombinieren.

Laut einer Studie, die 2014 bei 500 Unternehmen in Europa durchgeführt wurde, war im Budget der befragten Kommunikations- und Marketingabteilungen für Papierausdrucke in den nächsten Jahren eine Senkung von 5,7 Prozent, d. h. ein durchschnittlicher Rückgang von 2,8 Prozent pro Jahr, vorgesehen. Die Erosion geht also langsam vonstatten. 42 Prozent der Befragten planen kombinierte Marketingmassnahmen – digital und auf Papier. Ein integrierter Ansatz setzt sich durch.

Kommunikation auf Papier belegt mit 35 bis 45 Prozent des Marketing-Gesamtbudgets aber immer noch den 1. Rang. Ausserdem gehen mit den Druckkosten auch Portogebühren einher, die seit einigen Jahren kontinuierlich steigen. Und das immer weiter.

Wichtige Frage zum Thema Remote Office


Wie sieht es in Ihrem KMU heute aus? Hinsichtlich Dokumenten-Management und Arbeitsprozessen sind folgende Fragen aus unserer Praxiserfahrung relevant:

  • Können Ihre Mitarbeitenden Auskünfte an Kunden und Lieferanten in gleich hoher Qualität liefern, wenn sie im Remote Office arbeiten?
  • Sind sämtliche Kundeninteraktionen, Bestell- und Projektprozesse auch von überall aus nachvollziehbar und bearbeitbar?
  • Sind Ihre Unternehmensprozesse bereits vollständig digitalisiert oder arbeiten Sie noch mit der physischen Übergabe von Papieren?
  • Können Sie als Vorgesetzter oder die verantwortliche Person jeweils Verträge und Rechnungen auch vom Remote Office aus kontrollieren und freigeben?
  • Können Ihre Mitarbeitenden schnell und einfach von überall auf aktuelle oder ältere Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Verträge zugreifen?
  • Können Sie auch von überall aus mit Ihrem Team kommunizieren und zusammenarbeiten, als wären Sie im Büro?

Was sind die Voraussetzungen für ein Remote Office?


  • Der externe Zugriff auf Dokumente, Daten und Prozesse jeder Art ist die Grundvoraussetzung für eine moderne, digitale Arbeitsweise. Dank einer modernen, digitalen Dokumentenverwaltung und Workflow-Management sind Sie als KMU immer auf dem aktuellen Stand und können sämtliche Tätigkeiten auch vom Remote Office aus in gleichbleibender Qualität und mit hoher Transparenz erledigen.
  • Eine automatisierte Rechnungs- und Zahlungsverarbeitung, Vertragsmanagement sowie sämtliche Freigabe- und Kontrollprozesse sind nur wenige Beispiele dafür.
  • Besprechungen werden wenn möglich virtuell geführt, um Reiseaktivitäten zu reduzieren bzw. zu verhindern.
  • Zum Beispiel können Sie mit Microsoft 365 Ihr Unternehmen so optimieren, dass Ihre Mitarbeiter gleich arbeiten können, ob sie im Büro sind oder unterwegs.

Papierverbrauch nimmt nur schleppend ab


Allgemein geht der Papierverbrauch zwar um durchschnittlich 4,46 Prozent auf zehn Jahre zurück: Die nord- und westeuropäischen Länder reduzieren ihren Papierverbrauch um kaum 0,5 Prozent im Jahr. Doch in Deutschland und den Staaten Osteuropas steigt der Verbrauch weiter an (in Deutschland z. B. +4,3 Prozent in zehn Jahren). Belgien ist der Rekordhalter Europas.

Fazit: Die umfangreichen Vorteile der Digitalisierung dürfen nicht über die noch sehr starke Vorliebe für Papier, insbesondere bei der Kundenbeziehung, hinwegtäuschen. Der Trend geht daher zur gegenseitigen Ergänzung verschiedener Medien, abhängig von den Erwartungen der Zielgruppe, der Altersgruppe und dem sozialen Umfeld.


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