TERMINGERECHTE & EMPFÄNGERGERECHTE INFORMATIONEN

Wir helfen Ihnen beim Aufbau oder bei der Optimierung Ihres Kommunikations-Managements


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1 > Projektkommunikation


Unter Projektkommunikation wird der strukturierte Informationsaustausch innerhalb der Projektorganisation wie auch die projektbezogene Kommunikation zwischen Projektteam und Stakeholdern (Beteiligte und Betroffene) verstanden. Sie dient der zielgruppenspezifischen Information, z.B. über Ziele, Fortschritte und Verantwortlichkeiten eines Projekts. Die informelle projektbezogene Kommunikation ist insofern Gegenstand der Projektkommunikation, als sie deren Rahmenbedingungen (Kommunikationsinstrumente, Richtlinien etc.) zu definieren und bereitzustellen hat.

Die Projektkommunikation soll die Einbindung und Motivation der Stakeholder des Projekts gewährleisten und das Handeln der Stakeholder auf ein gemeinsames Ziel ausrichten. Eine fachgerechte Projektkommunikation stellt sicher, dass alle Zielgruppen die für sie relevanten Informationen zur richtigen Zeit in der richtigen Form erhalten. Sie ist dann effektiv, wenn die Informationsübermittlung die beabsichtigte Wirkung erzielt.


2 > Kommunikationsplanung


Der Kommunikationsplan ist das zentrale Dokument um einen geregelten und strukturierten Informationsaustausch über alle Hierarchien in der Projektorganisation sicher zu stellen. Projekte sind Unternehmen auf Zeit. In jedem Unternehmen sind die Kommunikations-, Eskalations- und Informationswege klar geregelt. Dies ist auch in Projekten von grosser Wichtigkeit.


3 > Informationsverteilung


In vielen Projekten gibt es nur ein einziges (unabsichtliches) Designprinzip der Informationsverteilung: Das Nadelöhr. Information fliesst nicht frei, sondern wird mühsam vom Projektleiter verteilt oder eben nicht. Weder das Projektteam noch das Umfeld fühlen sich ausreichend informiert. Erstaunlich wenn man bedenkt, dass mangelhafte Kommunikation immer wieder als ein Hauptgrund für das Scheitern von Projekten genannt wird.


4 > Reporting


Die beste Projektplanung nützt nichts ohne adäquates Projektcontrolling. Und dazu gehört auch das oft sträflich vernachlässigte Projektreporting. Wenn man es richtig macht, hält sich der Aufwand in Grenzen. Nachfolgend einige Fragen inkl. Antworten, die im Zuge der Etablierung von Reportingstrukturen und der Erstellung der Projektberichte immer wieder auftauchen.


5 > Stakeholdermanagement


Stakeholdermanagement bedeutet, dass das Projektmanagement die Kommunikationsabläufe so steuert, dass die Bedürfnisse der Projekt-Stakeholder erfüllt und Probleme gemeinsam mit den Stakeholdern gelöst werden können. Durch aktive Betreuung der Stakeholder steigt die Wahrscheinlichkeit, dass das Projekt nicht aus dem Ruder läuft, weil das Projektmanagement nicht auf Stakeholder-Probleme reagiert. Die Kenntnis der Anforderungen und Erwartungen der Stakeholder bildet eine gute Voraussetzung zum Verständnis der Stakeholder-Ziele und des Kommunikationsgrads während des Projekts.

Das Stakeholdermanagement fällt in der Regel in den Verantwortungsbereich des Projekteiters bzw. Projektmanagements. Wenn persönliche Besprechungen nicht gewährleistet oder praktikabel sind (z.B. bei grossen bzw. internationalen Projekten), sind Telefongespräche, E-Mails oder andere elektronischen Werkzeuge hilfreich für den Informationsaustausch und Motivation, einen Dialog zu führen oder aufrecht zu halten


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