GEMEINSAM ERFOLGREICH INS ZIEL KOMMEN

Wir helfen Ihnen beim Aufbau oder bei der Optimierung Ihrer Einführung


Stacks Image 64


Cutover-Management für eine erfolgreiche Einführung!


Ein erfolgreiches Cutover-Management ist entscheidend für den erfolgreichen Ausgang eines Projekts. Die Implementierung der Lösung kann noch so gut sein – wenn der Übergang vom Altsystem zur neuen Umgebung nicht richtig organisiert wird, kann der Go-live zum Desaster werden.


1 > Cutover Organisation


Nur durch eine richtige Einbindung in die Projektorganisation ist ein effizientes Cutover-Management möglich. In jedem Fall sollten die Verantwortlichen für das Cutover-Management immer direkt an die Projektleitung berichten. In der eigentlichen Cutover-Phase, also dem Go-live, ist das Cutover- Management dann ohnehin Aufgabe der Projektleitung.


2 > Cutover Planung


Ein Cutover-Plan ist ein »lebendes Objekt«. Das heisst, dass sich der erstellte Plan über die Projektlaufzeit immer wieder verändert bzw. auch verändern muss, um sich den Gegebenheiten anzupassen. Bevor der Plan erstellt werden kann, muss zunächst eine Strategie entwickelt werden. Oft können die Projektziele schon eine gute Vorgabe bieten, wenn in ihnen bereits beschrieben ist, was mit den Altsystemen passieren soll, und der Go-live-Termin schon genau fixiert wurde. Das Konzept dient zur Detaillierung der Strategie. Es wird beschrieben, welche Objekte übernommen werden und welche Objekte im Altsystem verbleiben können und nicht übernommen werden müssen.


3 > Massnahmen


Flankierende Massnahmen sind alle Massnahmen, die den Cutover absichern, zum Beispiel Änderungsstopps für Daten, die Information von Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern und sonstigen Geschäftspartnern sowie die Reduktion des Vertriebs-, Einkaufs- und Produktionsvolumens. Gerade die Übernahme von Bewegungsdaten birgt ein hohes Einführungsrisiko. Es sollte daher angestrebt werden, den Anteil an offenen Bewegungsdaten (Bewegungsdaten, die im neuen System weiterbearbeitet werden müssen) möglichst zu reduzieren. Oft werden im System noch einige sehr alte Belege gefunden – Bestellungen, für die nie ein Wareneingang stattgefunden hat, oder Kunden- und Fertigungsaufträge, die nie produziert wurden. Man sollte die Gelegenheit nutzen und diese »Datenleichen« aus dem System entfernen.


4 > Abnahmen


Welche Dinge abgenommen werden müssen, ist in erster Linie eine Entscheidung des Projektteams und der Projektleitung. Abnahmen mit Unterschrift durch den Fachbereich sind meistens nicht sehr beliebt, weil eine Unterschrift eine viel höhere Verbindlichkeit hat als eine E-Mail oder eine mündliche Abnahme.

Jedoch fördert eine schriftliche Abnahme die intensive Auseinandersetzung mit der Arbeit und den Arbeitsergebnissen. Während aus Sicht des Projektteams bzw. der Projektleitung vor allem Abnahmen für Prozesse, Konzepte, Integrationstests und Entwicklungen notwendig sind, sind aus Sicht des Cutover Managements folgende Punkte wichtig:

  • die Abnahme des Cutover-Plans und des Cutovers
  • die Abnahme der Datenmigration
  • die Abnahme durch den IT-Revisor der beteiligten Wirtschaftsprüfungsgesellschaft


5 > Durchführung Cutover


Ein erfolgreicher Cutover bedarf nicht nur der sorgfältigen Planung, auch die Abwicklung muss gut organisiert sein. Vor dem eigentlichen Cutover sollte man mindestens einen Cutover-Test durchführen. Dazu ist es nicht zwingend erforderlich, 100% der Aktivitäten durchzuführen, die nachher auch im Cutover erfolgen; es sollte aber sichergestellt werden, dass jeder Mitarbeiter weiss, was er zu tun hat, und dass er für sich auch definiert, wie er es tun wird. Der Cutover-Test dient dazu, nachzuweisen, dass der Cutover-Plan funktioniert.

Die eigentliche Cutover-Phase ist die Phase höchster Anspannung im Projekt. Keine andere Projektphase ist so bedeutungsvoll für einen erfolgreichen Go-live und damit für ein erfolgreiches Projekt wie diese. Um den Cutover erfolgreich abwickeln zu können, benötigt man auch eine entsprechende Infrastruktur: einen Raum, von dem aus das Cutover-Management den Cutover zentral steuert. Dazu gehören ausreichend Telefone und Rechner, der ausgedruckte Cutover-Plan an der Wand, Flipcharts und gegebenenfalls sogar die Möglichkeit für Videokonferenzen. In der Cutover-Phase wird oft rund um die Uhr gearbeitet, daher müssen Sie genügend Mitarbeiter mit der notwendigen Qualifikation einplanen. Für jeden Mitarbeiter sollte auch ein Vertreter zur Verfügung stehen, damit bei Ausfällen (Krankheit, Unfall usw.) schnell reagiert werden kann.

Zum Abschluss des Cutovers kann auch der Nachweis über die Funktion des produktiven Systems gehören. In einem sogenannten Live-Test werden erste Prozesse im produktiven System gebucht. Mit der Freigabe durch den Lenkungsausschuss wird der Cutover abgeschlossen, und die produktive Nutzung des Systems durch alle Mitarbeiter kann beginnen.


6 > Abschluss des Cutovers


Das Cutover-Management ist mit dem erfolgreichen Go-live nicht immer zu Ende. Werden die Altsysteme nach dem Go-live nicht mehr benötigt, muss ein geordneter Rückbau geplant und durchgeführt werden. Dazu können unter anderem folgende Punkte gehören:

  • Migration von Altdaten (Historie)
  • Archivierung von Altdaten
  • Archivmigration
  • schrittweise Zurücknahme von Berechtigungen
  • Ausplanen von Jobs
  • Abschalten von Schnittstellen
  • Umzug der Systeme auf Plattformen mit niedrigeren Betriebskosten (Low-Cost-Plattform)

Die Dokumentation muss ebenfalls zusammengestellt werden, und es ist sicherzustellen, dass sie für mindestens zehn Jahre aufbewahrt wird. Bei digitalen Unterlagen müssen Sie sicherstellen, dass diese auch in zehn Jahren noch lesbar sind. Ebenfalls müssen Sie die Übergabe an eine Linienfunktion planen und durchführen, und dann ist es endlich geschafft:
Der Cutover ist abgeschlossen.


Ihr Cutover ist unsere Herausforderung! Haben wir Ihr Interesse geweckt?


Wir freuen uns auf Sie!


Fill out my online form.


Stacks Image 73


Stacks Image 78


GABEX GMBH
Kefikerstrasse 4
8546 Menzengrüt
Switzerland

Sprechen: +41 44 508 20 54
Kontakt aufnehmen